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提高BPM效果的几个实用方法

2019-12-03 00:23:00来源:励志吧0次阅读

业务流程管理(BPM)其效果虽然没有厂方宣传的那么好,但是,其在企业管理方面的实效还是看得到的。其实,BPM项目的效果,跟企业的管理是息息相关的。企业管理水平可以、项目管控到位的话,业务流程管理项目的效果就比较好。

今天我就我总结一下我公司在BPM项目上所采用的一些行之有效的管理方法,或许,对大家有所帮助。

一、流程需要不断完善、不断细化

企业的管理流程是一个不断完善、不断细化的过程。若企业想把管理流程一步到位、一步登天,这是不可能的;随着企业管理水平的提高,流程必然也要随着形势做出一些必要的修改。所以说,即使BPM项目成功了,也不一定标志着流程不用再优化了。为了使得BPM项目取得比较好的效果,我公司会每个月定期召开一次流程优化会议,会把这个月发现的一些可以改进的流程或者以前没有碰到过的业务流程都会一一加以调整与定义,从而保证业务流程是最适合企业当前状况的。

如我公司刚开始定义报销流程时,我们规定员工出差时,若住宿的话,一定要索取住宿发票;在财务报销时,只有凭出差申请单及住宿发票才能够报销住宿费用。若发票不全的话,则不能报销住宿费用,而且,收据也不能代替住宿发票。而一般员工出差,由于住宿费用的限制,他们不能住正规的宾馆,而只能住旅馆,但是旅馆一般不提供住宿发票,而只提供收据。这员工与财务部门就发生了矛盾。财务部门也是没有办法,若没有相关的发票凭证,他们就无法入帐。有时候,为此财务人员还要提供一些住宿发票来做帐。

怎么办呢?财务人员拒绝报销,是根据管理流程来的,无可厚非;但是,出差员工不是说不想住正规的宾馆,实在是公司提供的住宿费用有限,住不起,不得已只好选旅馆,现在又要其凭发票报销,这也有点强人所难。

最后,经过管理层开会决议,修改了报销费用的流程。关于住宿费用的报销,原则上都要提供发票,若没有发票报销的话,必须要有部门经理签字确认并且报销额度按照公司的等级限额来处理。

如此,流程定义下来以后,大家都没有话说了,都能够按照流程来办事。所以,遇到实际情况,需要改变原有的流程,我们不用担心,我们要做的就是调整现有的流程使之符合其实际的情况,并且,调整系统的配置,让其能够支持新的流程。也就是说,在流程不断完善、不断细化的过程中,我们只需要注意一点,说写做一致。

二、在流程面前,要人人平等

流程管理项目,我个人认为,最糟糕的就是在企业中特权主义盛行。若在企业管理中,存在过多的特权主义,则即使最好的流程管理软件,在流程管理中,也不能起到多少的实效。

如我公司电话费用报销施行最高限额制度。如一般行政人员,每月最高报销费用按100元来算,超过的自己负责,不到的按实际消费结算。照理来说,这个手机费用的报销工作很好管理。但是,在实际管理中,确遇到了麻烦。原来,有太多的特权儿,干涉了流程的正常运转。如出纳是董事长的亲信,虽然其只有100元的报销额度,但是,在报销时,若电话费达到了150元,则财务经理也就睁一只眼、闭一只眼,按实报销。有了第一个特权人物,就有第二个、第三个特权人物。结果呢,原先定义的手机费用管理流程与管理制度就形同虚设,最后都靠人情来判断报销的保准。

而这种特权主义是跟BPM项目严重冲突的。我们之所以要采用BPM项目来管理企业日常操作流程,一个重要的目的就是为了使得企业管理流程实现标准化作业,消除在企业管理中的特权主义、人情现象。但是,显然企业中若存在特权主义,会大大消弱BPM项目的作用。

所以,企业若真的打算要加强流程管理,提高BPM的效果,则就有下定决心在企业管理中消除这种特权主义、或者收回特权的审核权限。我公司在这方面就做得的非常好。如在手机费报销这块上,不搞一刀切。而是根部部门岗位的性质等因素,确定每个岗位的手机费用报销额度与审核权限。在一般情况下,都必须严格按照这个流程来处理;若遇到特殊情况的话,如手机费用严重超支时,部门经理没有这个权利为其放行,而必须有总经理签字确认才能按实报销。如此,在平时作业中,大家出于种种原因,即使手机费超过了报销标准,也不会找总经理去签字,而是按最高限额来报销。如此,就消除了在流程管理过程中的特权主义,实现了在流程管理上人人平等。如此,业务流程管理软件这条船在企业管理中,才能够顺风行驶,不会遇到意外。

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